如果上班族讀了杜拉克，行動就會不一樣
2011-3-29
先覺出版股份有限公司
佐藤等,上田惇生
200
陳昭蓉
无
不讀杜拉克，你放棄的不只是正確行動的美好成果， 還可能不小心葬送了未來的成就！ 實踐杜拉克，做個創造成果的知識工作者 ．由超人氣的「杜拉克讀書會」合力咀嚼，各行各業，完全實踐版！ ．業務、技術、行政或管理工作者，自我提升必備！ ．用15張行動檢查表，具體管理時間、決策、目標和計畫，創造頂尖成果！ ．「杜拉克權威」上田惇生嚴審，品質把關！ 想創造成果，你需要的不是天分，關鍵在於正確的習慣。 本書為《如果上班族讀了杜拉克，思考就會不一樣》的進階實踐版，介紹創造成果的具體方法。成功的重要資源是時間，該怎麼運用時間？該如何訂定目標？該朝什麼方向前進？在漫長的人生中，如何持續成長？ 利用書中的工作單、行動檢查表，徹底吸收杜拉克的教誨，讓你的人生成果豐碩。 立即檢視眼前的動作，捨棄非必要活動，提高工作實效！ ．這項活動能創造成果嗎？ ．這項活動效率好嗎？ ．這項活動只是出於習慣嗎？ ．這項活動真的重要嗎？ ．這項工作真的得靠你自己處理嗎？ ．這項工作和三年前一樣嗎？ ．對你而言，哪些事情不緊急卻很重要？ ．本週你花了多少時間處理這些事情？
佐藤 等 佐藤等會計師事務所所長，杜拉克學會監事。1961年生於北海道函館。1984年自小樽商科大學商學系畢業，2002年自同校商學院研究所取得碩士學位。1990年通過會計師認證考試，開業至今。在北海道和東京等地區主辦知識廣場研究會「讀書會」。■審訂者簡介上田惇生 生產大學名譽教授，立命館大學客座教授。1938年生，1961年至南喬治亞大學管理系留學，1964年自慶應大學經濟學系畢業，曾任經團連會長祕書、國際經濟部次長、公關部長、生產大學教授。翻譯杜拉克所有著作，是杜拉克最親近的日本友人，也被視為「杜拉克在日本的分身」。編輯《第一次讀杜拉克系列叢書》《杜拉克名言集》，著有《杜拉克入門》《杜拉克跨越時代的話語》等書。陳昭蓉 1978年生於台南。台灣師範大學數學系畢（輔修英語）。考取松下留日獎學金，取得東京工業大學經營工學博士學位。曾任職於台灣松下電器，現從事企管顧問及兼職翻譯。譯有《工作是乘法》《有錢人的口頭禪，貧窮人的口頭禪》《金錢與正義》《情感經濟學》《成功不過是，把一件事做到好》（以上先覺出版），以及《壅塞學》《心的操縱術》（以上究竟出版）等書。
本書的用法第一章 時間決定結果時間總是難以掌控騰出可用的時間先注重成果記憶不可靠專欄 記錄時間分析時間和把工作分類工作分類檢查表紀錄可以呈現真實專欄 時間管理能提升成果排除沒有生產性的活動把工作交給別人騰出一段時間專欄 把時段記在記事本你占用了別人的時間嗎守住騰出的時段定期檢查實行檢查表1實行檢查表2第二章 決策決定未來沒有決策就沒有明天專欄 迴避決策的風險專注於重要的決策不從事實開始，應從意見開始三個做決策的步驟一般的問題和例外的問題追問問題的根本釐清目的讓相關人士參與取得多重選項專欄 後現代的七種做法選擇最好的解決方法反饋意見決定的勇氣實行檢查表3實行檢查表4第三章 目標促使人成長自我目標管理希望得到認同的需求人喜歡達成目標會到達什麼位置，就看最初怎麼設定專欄 只要不放棄就能實現目標目標如何訂定沒有「唯一正確的目標」專欄 維持目標之間的平衡決定衡量目標的標準專欄 要做就當第一或第二，不然就撤退蒐集從組織得到的資訊實行檢查表5實行檢查表6實行檢查表7第四章 計畫有助於實現目標計畫帶來行動決定具體的行動專欄 愛爾莎老師的聯絡簿計畫可以調整務必決定期限注意時間分配做好準備，迎接機會實行檢查表8實行檢查表9實行檢查表10第五章 終身學習投資未來的自己集中學習建立學習的程序專欄 向別人學習，從讀書學習概念化、一般化的效果面對過時的風險組織是絕佳的學習場所專欄 三者並存何謂成功工作和生活的平衡以成為真正的專業人士為目標實行檢查表11實行檢查表12實行檢查表13實行檢查表14實行檢查表15審訂者後記編著者後記杜拉克的功績附錄「時間管理表」的用法
第一章 時間決定結果 記憶不可靠 知識工作者想創造成果，首要工作是記錄自己如何運用時間。 時間是財富。可惜實際上大家管理時間並不像管理財富這麼小心謹慎。 人對金錢的進出特別敏感。收入變少，當然會開始節流。但即使浪費今天的時間，明天還是有同樣多的時間可用，而且沒有損失，所以大家當然不在意時間的進出。 然而光陰似箭，歲月如梭。人生的時間並非無窮盡，所以支出時間的品質能左右你的成果。 想判斷支出時間的品質，必須先記錄自己如何運用時間。人的記憶靠不住，公司老闆以為自己把時間花在重要客戶身上，記錄時間之後，才發現那只是自己一廂情願的想法。 沒有人能想得起昨天每一分鐘做了些什麼，正因為如此，才需要記錄。 假如不記錄，說再多理想的時間運用方法也只是空話。記錄，是管理時間的第一步。 先記錄自己接下來兩週如何運用時間。立刻開始。 專欄 記錄時間 某家全球企業的執行長聽從杜拉克的指導，先記錄自己如何運用時間，作為管理時間的第一步。他請祕書記錄自己一個月內花多少時間做什麼事。 執行長身負重任，想扮演好執行長的角色，必須把時間花在重要的事情上。想做到這一步，必須先客觀掌握現狀。 從你起床到睡覺為止，到底花了多少時間對誰做什麼事情？ 從現在起，請記錄自己在這兩週如何運用時間，越詳細越好。記錄時請記住下列幾點。 ．目的是刪減工作，或發現可以交給別人的工作 ．先忠實記錄行為和活動（事後再分類即可） ．記錄時間要包括不工作的時間、週末假日，只有睡覺時間除外 ．分類不只是區分種類，應該按照目的來區分 × 四月二日晚上七點到九點 吃飯 ○ 四月二日晚上七點到九點 和客戶談事情（吃飯） ．不管是什麼行動、活動，都要詳盡記錄，甚至以分鐘為單位記錄。 記錄時間可以讓你有很多寶貴的新發現。每年最好定期記錄自己兩週的時間用法，一年兩次。 記錄可以呈現真實 看一下時間記錄，就會清楚看到自己沒有花時間處理重要的、想做的、應該負責做好的事。 觀察成果沒有進步甚至開始退步的人如何運用時間，會發現不可思議的共通點。他們在幾年前運用時間的方法至今不曾改變。 這些人幾乎不曾想過如何提升每小時成果的水準，不曾用心提升自己工作內容的重要程度。拚命處理眼前的工作，延遲重要的或應該做的事情。 如果組織內有很多人幾年來都負責同樣工作，請提高警覺。每小時的工作效率也許變高了，每小時創造的成果的水準卻很難提高。 要提高成果的水準，必須改變時間的用法。在看時間紀錄之前，請先確定下列事項。 ．現在應該做什麼 ．重要的事情是什麼 想清楚之後，再看時間紀錄。你花了多少時間處理符合這些問題的工作？ 這就是你運用時間的方法。請先看清楚實際情況。 排除沒有生產性的活動 下一步是有系統的管理時間。找出浪費時間、沒有生產性的工作，加以排除。…… 不管是什麼工作，都應該想想：假如不做，會怎麼樣？如果不做也不會怎麼樣，就該立刻排除這項工作。 必須仔細找，才能注意到沒有生產性的活動。必須提高警覺，找出應該捨棄的工作。也許工作成果勉強合格，但你的工作中應該還是隱藏著不具生產性的活動。 重點在於順序。順序有「優先順序」和「落後順序」，必須根據順序，機械式的做決定。例如每年固定捨棄以往工作內容的兩成，定期篩選。 騰出時間唯一的方法，就是捨棄非必要的工作。 ．這項活動能創造成果嗎？ ．這項活動的效率好嗎？ ．這項活動只是出於習慣嗎？ ．這項活動真的重要嗎？ 除舊才能布新。請小心思考工作的重要性，不要輕易受到每天的情況影響。 把工作交給別人 想把時間花在重要的工作，就得把別人做得來的事情交給別人負責。 有成就的人擅長授權，盡量把工作交給下屬或同事。關鍵在於重複思考下面兩點。 ．這項工作真的得靠你自己處理嗎？ ．這項工作和三年前一樣嗎？ 工作交給別人之後，請把多出來的時間用在更重要、更有價值的事情，例如構思未來的藍圖、規畫運用客訴的機制、開發新的商機等。業績好的組織會持續聘用新手，維持可以代上及處理工作的人力資源。 如果工作內容和三年前一樣，可以想見成果不彰。把工作交給別人才能騰出時間，有更多機會挑戰自我，持續成長，提升組織的成果。想營造這種良性循環，請先從自己做起。 實行檢查表 請寫出你應該停止不做，或應該交給別人處理的事情。 提示 即使現在沒有適合的人選，還是假設如果有這種人的情況。 自己不擅長的事、無法發揮自己的優點和工作模式的事情。 實行檢查表 回答範例 ●輸入數據之類的工作和策畫餐會這種大家都能做的事情，最好能委託別人處理。 （非營利組織員工．女性） ●不該在準備不充分的情況下拜訪客戶，或是沒想清楚目的就參加研討會和讀書會。 （金融業．業務員．男性） ●客戶下單之後的細部討論可以交給部下去處理。 有些內勤業務只是為了避免員工監守自盜，應該想辦法省略。 （管理階層．男性） ●檢查員工是否確實做好分內的工作、設計店面、做菜單。基層工作應該交給基層員工負責處理。 （自行創業．店面管理．女性）
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