少做50%，贏得100%成效
三采文化出版事業有限公司
布蘭特．彼特森（Brent D. Peterson），蓋蘭．
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【導讀】 為什麼你需要一本講偽工作的書？ 這是一本討論工作的書──特別是如何有效率地工作、帶領個人和公司組織達到成果。所謂偽工作，是指沒有對準公司策略或目標的工作——聽起來似乎不大可能，但我們還是發現，太多職場的無數工作裡，人們都在從事不會達到結果的工作；也正因為職場都遭受我們所謂「偽工作」──簡單說就是浪費時間和資源工作──的荼毒，才榨乾了公司的金錢和士氣。 二十多年來，我們以顧問的身分，從科學運動（scientific movement）到人際關係運動（human-relations movement）直至當今社會，研究探討了人們執行工作的方式和各種處理工作的方法。我們都是人際關係運動下的產物，都在做一個決定性的調動，想在科學和人際間找到一個絕佳的交叉點：我們關懷人們，但在這個等式中，勢必得重新估算如何聚焦在正確的工作上。 在過去那段觀察、指導和參與很多訓練和開發課程的時光裡，我們原本是想要讓組織更壯大、更具生產力，最後卻得到一個令人困擾的結論：強調人際互動關係的開發課程確實有益人們，他們也真的願意對公司真正的目標貢獻些許心力；當然了，公司和其他組織也都想善待員工，但真正的問題卻永遠是：為了增加績效，我們能做些什麼？ 答案是：仔細察看工作，直到結果出爐。當個人、團隊和組織專注於工作上時，生產力的奇蹟於焉降臨。我們才剛專心開始研究之際，就有了重大發現──辛勤的工作者為他們的組織做了很多事，卻很難將人和企圖幫助組織達成目標的策略連接起來；事實上，根據我們對所有組織的研究資料顯示，高達半數的工作讓員工沒能往組織的策略邁進。 我們稱這種沒效率的工作為「偽工作」。它可能看似很重要，通常既耗時且很不容易完成，但它的重要不帶有策略性。我們深深明白，假如可以幫助一個組織、使它的員工做更多真工作──經過策略調整的工作——那麼，這個組織就更能執行重大的任務，且達到強有力的結果。 【研究與經驗，告訴我們要專注在工作本身】 本書是彙集我們多年的調查研究，加上廣泛經驗累積出的精華。我們曾和各大小公司、政府機關、非營利團體、學校以及社區團體等合作。在每個範例裡，偽工作都一再被視為生產力和組織成果的頭號敵人。我們與各個組織合作、發展和實施策略，以這些策略來調整團隊和個人、協助所有人根據策略來執行重大任務。我們已完成組織成效上的測量研究、分析出工作的真正衝擊點。簡單來說，我們已經做了功課──而且很樂意與你們分享我們的答案。 【專為職場工作者而寫】 這本書，是為了每一個在公司行號、政府機關、社區團體甚至家庭裡工作者而寫的。我們的注意力並不是集中在特定的讀者群身上，諸如領導者和經理人，因為工作的責任鏈包含了每個層面的每個人。儘管在書裡，我們經常提到「公司」一詞，但那只是為了方便稱呼所有的組織，而在那些組織裡，良善的人試圖做對的事來獲得有價值的成果。我們也很明白，幾乎所有的組織都努力以產品和服務來為客戶和廣泛的社會盡力。 我們與組織的各個階層合作，對於有這麼多人願意承擔巨大責任、希望能夠完成大事，感受到特別的同理心和敬佩——那也是為什麼，看到偽工作妨礙這些堅定的人和組織，使其無法充分發揮能力、提供客戶最佳的服務，會讓我感到痛苦了。 【一本故事書】 過去幾年來，我們參與、觀察並闡釋偽工作的概念；我們到處搜集故事，也曾淹沒在紛至沓來的投訴中──他們在事業上都深受偽工作的困擾。寫這本書時，我們認為可以藉著一些事例——過去常用來解釋個人和團隊的痛苦挫折——深入淺出地解釋我們的觀點。然而失敗的結果，常常能指出未來成功的方向，我們很希望書中提供的這些匿名陳述，可以幫助你們根除自己組織裡的偽工作。 【我們的旅程：相同的立足點，多樣化的途徑】 我們兩人都出身自鄉村，在一個工作感非常強烈的環境中成長——工作攸關存活。假如某人不願種植和捆包乾草，牛隻就沒得吃，也就沒辦法提供牛奶。 布蘭特是位教授，三十年來與組織共同合作，希望協助他們達到更完滿的境地。過去十年來，他鼎力支持、努力教導各組織調整和執行策略，同時也擁有數個成功的顧問事業。 蓋蘭（Gaylan）是位寫作者兼劇作家，如今重返商業世界，他──一個不懂規矩、無所適從的訪客──將自己視為一個門外漢；但是時間一久，那種十足旁觀者的特質，卻成為他諮商和揣測角度的重要依據。他建立了多家公司並發展成Work Itself Group，與布蘭特一同推展、擔任多項領導職務。 我們希望你們能夠欣賞這本書──它會幫助你排除偽工作，並且往真正的、多產的工作邁進。
做真正必要的事，就是提升競爭力的方法。 為什麼人們比以往更賣力工作，獲得的成就卻更少？ 為什麼只要少做50%，反而能改變這種狀況？ 曾成功幫助各大公司行號、政府機關、非營利機構、學校和社區團體增加其生產力的布蘭特．彼特森與蓋蘭．尼爾遜，將讓你對工作的想法大為改觀——我們手上的工作，有一半是在消耗寶貴的時間。本書將告訴你： ?如何辨識用意看似良善、實則對績效無用的偽工作？ ?沒有彈性的偽工作，如何令人與公司都彈性疲乏 ?去蕪存菁、找出值得做的真工作 ?人格特質也會造成偽工作 ?「傾聽」為什麼能杜絕偽工作？ ?法拉利差異：團隊與效率並非敵對關係 ?執行落差：太過關注策略發想，有什麼危險？ ?十一條導致偽工作的管理不當問題 ?判斷你的公司文化是支持真工作還是偽工作 在《少做50%，贏得100%成效》中，兩位作者以生動的事例，井然有序、完整地呈現及說明，先幫你瞭解偽工作及其成因、再為你設計走出偽工作的路線——每個重點都來自二十餘年來、成功提高工作績效的經驗。
布蘭特．彼特森博士（Brent D. Peterson） The Work Itself Group, Inc.的共同創辦人和主席，幫助公司組織結合策略和工作。他是一位頗受歡迎的演說家，多年來在麥里特學院的人力資源發展系擔任教職，而且是Nyal McMullen創業中心的董事。他出版過二十本著作、創建三家顧問公司，三十多年來在世界各地促成了超過三千場研討會，討論範圍包括從領導議題到管理層面到人力資源，而且大多針對財星1000大的公司。
前言──史帝芬．考維導讀：為什麼你需要一本講偽工作的書？第一篇什麼是偽工作？造成偽工作的原因又是什麼？第一章偽工作：做了也沒有功勞的事第二章是什麼造成了偽工作？第二篇脫離偽工作之道路線一、探索你偽工作世界路線二、從偽工作的世界脫身路線三、立刻站上真工作的軌道路線四、瞭解在做事的那些人路線五、溝通：敘述、傾聽與理解來龍去脈路線六、團隊的真工作路線七、關閉執行落差，推動真工作路線八、管理真工作路線九、致力於真工作的公司文化後記：選擇通往真工作的道路致謝
【導讀】 為什麼你需要一本講偽工作的書？ 這是一本討論工作的書──特別是如何有效率地工作、帶領個人和公司組織達到成果。所謂偽工作，是指沒有對準公司策略或目標的工作——聽起來似乎不大可能，但我們還是發現，太多職場的無數工作裡，人們都在從事不會達到結果的工作；也正因為職場都遭受我們所謂「偽工作」──簡單說就是浪費時間和資源工作──的荼毒，才榨乾了公司的金錢和士氣。 二十多年來，我們以顧問的身分，從科學運動（scientific movement）到人際關係運動（human-relations movement）直至當今社會，研究探討了人們執行工作的方式和各種處理工作的方法。我們都是人際關係運動下的產物，都在做一個決定性的調動，想在科學和人際間找到一個絕佳的交叉點：我們關懷人們，但在這個等式中，勢必得重新估算如何聚焦在正確的工作上。 在過去那段觀察、指導和參與很多訓練和開發課程的時光裡，我們原本是想要讓組織更壯大、更具生產力，最後卻得到一個令人困擾的結論：強調人際互動關係的開發課程確實有益人們，他們也真的願意對公司真正的目標貢獻些許心力；當然了，公司和其他組織也都想善待員工，但真正的問題卻永遠是：為了增加績效，我們能做些什麼？ 答案是：仔細察看工作，直到結果出爐。當個人、團隊和組織專注於工作上時，生產力的奇蹟於焉降臨。我們才剛專心開始研究之際，就有了重大發現──辛勤的工作者為他們的組織做了很多事，卻很難將人和企圖幫助組織達成目標的策略連接起來；事實上，根據我們對所有組織的研究資料顯示，高達半數的工作讓員工沒能往組織的策略邁進。 我們稱這種沒效率的工作為「偽工作」。它可能看似很重要，通常既耗時且很不容易完成，但它的重要不帶有策略性。我們深深明白，假如可以幫助一個組織、使它的員工做更多真工作──經過策略調整的工作——那麼，這個組織就更能執行重大的任務，且達到強有力的結果。 【研究與經驗，告訴我們要專注在工作本身】 本書是彙集我們多年的調查研究，加上廣泛經驗累積出的精華。我們曾和各大小公司、政府機關、非營利團體、學校以及社區團體等合作。在每個範例裡，偽工作都一再被視為生產力和組織成果的頭號敵人。我們與各個組織合作、發展和實施策略，以這些策略來調整團隊和個人、協助所有人根據策略來執行重大任務。我們已完成組織成效上的測量研究、分析出工作的真正衝擊點。簡單來說，我們已經做了功課──而且很樂意與你們分享我們的答案。 【專為職場工作者而寫】 這本書，是為了每一個在公司行號、政府機關、社區團體甚至家庭裡工作者而寫的。我們的注意力並不是集中在特定的讀者群身上，諸如領導者和經理人，因為工作的責任鏈包含了每個層面的每個人。儘管在書裡，我們經常提到「公司」一詞，但那只是為了方便稱呼所有的組織，而在那些組織裡，良善的人試圖做對的事來獲得有價值的成果。我們也很明白，幾乎所有的組織都努力以產品和服務來為客戶和廣泛的社會盡力。 我們與組織的各個階層合作，對於有這麼多人願意承擔巨大責任、希望能夠完成大事，感受到特別的同理心和敬佩——那也是為什麼，看到偽工作妨礙這些堅定的人和組織，使其無法充分發揮能力、提供客戶最佳的服務，會讓我感到痛苦了。 【一本故事書】 過去幾年來，我們參與、觀察並闡釋偽工作的概念；我們到處搜集故事，也曾淹沒在紛至沓來的投訴中──他們在事業上都深受偽工作的困擾。寫這本書時，我們認為可以藉著一些事例——過去常用來解釋個人和團隊的痛苦挫折——深入淺出地解釋我們的觀點。然而失敗的結果，常常能指出未來成功的方向，我們很希望書中提供的這些匿名陳述，可以幫助你們根除自己組織裡的偽工作。 【我們的旅程：相同的立足點，多樣化的途徑】 我們兩人都出身自鄉村，在一個工作感非常強烈的環境中成長——工作攸關存活。假如某人不願種植和捆包乾草，牛隻就沒得吃，也就沒辦法提供牛奶。 布蘭特是位教授，三十年來與組織共同合作，希望協助他們達到更完滿的境地。過去十年來，他鼎力支持、努力教導各組織調整和執行策略，同時也擁有數個成功的顧問事業。 蓋蘭（Gaylan）是位寫作者兼劇作家，如今重返商業世界，他──一個不懂規矩、無所適從的訪客──將自己視為一個門外漢；但是時間一久，那種十足旁觀者的特質，卻成為他諮商和揣測角度的重要依據。他建立了多家公司並發展成Work Itself Group，與布蘭特一同推展、擔任多項領導職務。 我們希望你們能夠欣賞這本書──它會幫助你排除偽工作，並且往真正的、多產的工作邁進。 【內文試閱】 【偽工作被誤解，因為它感覺像是工作】 偽工作的大鏈環中，很多人扮演著不同的角色。就個人而言，偽工作很容易被誤以為是你必須去做──和你想要做──的事情，因為它看起來、感覺起來總是像真正而且目標鮮明的工作。 全力以赴並不是偽工作的晴雨表，所以你可能甚至看不到自己正行往一事無成之路。有時候，你沒能辨認出你的工作是偽工作；有時候，你做偽工作是因為人家要你去做；有時候，偽工作是你得到獎勵的作為。 從事偽工作，並不必然暗示一種不勝任、無能力、拖延因循或其他使我們工作環境效率不彰的事情。當你沒有集中注意力在促進公司推展的工作時，偽工作就出現了，而且可能會以很多不同的方式顯現。有些尋常事物，便預示了你走的路正是徒勞之途： 1.你並不真的知道貴公司的策略和全公司想要達成的最重要事項。 2.你無法很明確地把正在進行的事和公司那些策略連結起來。 3.你完全不知道自己工作的重要性。 4.你辛勤地工作但是沒有得出結果，諸如此類的事。 5.你舉行會議卻沒有明確的目標，邀集一堆人共同浪費時間。 6.你每天大量發送電子信到成串的同事名單，毫不考量他們是否需要那樣的資訊。 7.你舉辦異地會議，提供的只是娛樂消遣，沒有實質助益。 8.你提出的方案都耗盡了時間，也因為公司興趣缺缺導致無疾而終。 9.你沒有跟上計畫來符合改變的需求，或是你逐漸削弱了這樣的計畫。 10.你正在做一份自己知道沒有人會閱讀的報告。 11.你指派一份報告，然後當它完成時你已置之不理。 12.你堅持要求文書工作，因為每個人本來就都必須做文書工作。 13.你寫的提案被看作是銷售過程的一個重要環節，但是它們並不會引領銷售成長。 14.你提出一項非常有趣、很吸引人、得到很大迴響討論的訓練計畫，但是這項計畫沒有得到高層的青睞，因為它並沒有真正對公司業務起什麼作用。你並不真的瞭解公司的策略和整個公司要達成的最重要事務。 就這麼大一個問題而言，這是一組很簡短的提示單。偽工作無時不在。儘管你可能認得出它，看著公司、團隊和個體陷入它錯綜複雜的泥淖裡，而這些人不明白它是什麼，選擇去忽視它，或是不知道怎麼排除它。它是從經理人那兒傾注而下的，從執行偽工作的團隊裡冒出來，只能依賴注意到的旁人來解決，也很少人逃得掉。有些人深陷它的魔爪。它存在的範圍很廣，從擾人的麻煩事到像是一種潛藏的癌細胞，一步步吞噬公司的生產力、效率和存活性。 【當你不去分析工作的價值，偽工作就茁壯成長】 這麼說來，為何人們要做再清楚不過的偽工作？是因為擺脫不了他們長期的傳統工作方式嗎？是的。那只是一些不起眼的慣常做法，卻助長了偽工作。 堅持不放棄老舊、過時的程序步驟時，偽工作就開始蔓延興盛。當公司行號無法清楚有力地表達他們需要什麼成果時，偽工作會順勢興起。假如你和經理不去問自己是否正在從事偽工作，它就會悄然滋長。 公司設定各種預期目標、撰寫工作說明與詳檢工作的表現狀況，反而促進了偽工作，也就是說，這一來你便可以很輕易地遵從指示、完成你的任務，而且得到晉升──然而，你卻花費了大部分的時間在偽工作上。到了最後，人們感覺得到你虛有其表。你的同僚和你自己都心知肚明，你並沒有達到成效，你的團隊也沒有。人們會從事偽工作，通常是對困擾公司的問題模糊不清楚。 【慣性創造了偽工作】 職場上充滿著傳統、慣例和習性。這些都是偽工作的溫床，因為它們讓不良的例行之事約定俗成。下列的故事裡所描寫的公司職員，自己引起了一些偽工作，不過他們可能也是一項過時的常規工作的受害者。這家大規模的服務公司僱請卡爾──我們的同事──來協助他們提升銷售量。以下是卡爾的故事： ◎撰寫提案和銷售是兩碼子事 我受聘於某家美國「財星1000大」企業新成立的分公司。豐厚的獎賞制度，是他們召募野心勃勃的年輕銷售人員的絕佳方式。從業人員個個滿懷雄心壯志，很有大顯身手的態勢。但是銷售情況竟然達不到平均標準，而且人員的流動量更是不可思議的高。 推銷人員每年要回應2000個以上的RFP（建議徵求書），就任何業務而言，這都是非比尋常的現象。他們贏得了其中大約5%，也就是一百件的標案。從而產生的合約讓公司得以存活下來，卻只堪堪在邊緣求生；因此，推銷人員陷入不知如何是好的窘境。我大致瀏覽了所有的資料，也和每一位經理及推銷人員談過。然後，我把注意力放在提案的過程──尤其是由銷售團隊起草的提案數量。我提了幾個簡單的問題： ?為什麼數量這麼多？ ?他們有做過虧損的評估分析嗎？ ?他們回應的RFP有多具策略性的重點？ ?他們贏得的案子，對公司的營運全局有多關鍵？ ?假如公司方面僅提交一半數量的提案，但因為是策略性地集中力量和優先順序來考量機會，所以能夠贏得其中10%的標案，那麼公司的經濟產值面會是如何？（他們喜歡這個問題。） 請注意卡爾故事中的人物有多刻苦耐勞，而且帶著善意努力工作。請細想他們必須犧牲掉多少時間，才能成為一位有效率、盡責的職員。在事業推展到某個過程時，公司方面便決定漠視令人想起來就心痛的偽工作。高階管理者已經不瞭解真正的目標──提供最佳的產品才能改善銷售，落實以客為尊，相反地，他們把這個概念解釋成賣得更多就是代表好的銷售（「更多的工作」等於「有生產力的工作」）。當然，這是錯誤的，但並非都那麼容易察覺。
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