中国电子文件管理

2009-8  

中国人民大学出版社  

冯惠玲，赵国俊 等著  

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　　文件是国家管理、组织运行、社会沟通的重要工具和真实记录，于国家于公民、于当前于长远都具有不可替代的作用和多重价值，因此文件管理就成为政府管理、企业管理、社会管理活动的必然组成部分。当今时代文件管理的最大挑战来自计算机的广泛应用和社会信息化的进程，随着电子政务、电子商务及各类电子业务的快速发展，完全不同于传统文件记录方式和传递方式的电子文件在全世界呈现出飞速增长与广泛普及之势，成为人类社会的基本记录形式、重要信息资源和法律证据，电子文件管理也随之成为信息时代的重要课题。有效管理、充分开发电子文件资源，对于国家政治、经济、文化等各项事业都具有不可或缺的作用和重要而深远的意义。　　综观世界上信息化进程比较快的国家，20世纪90年代以来电子文件管理越来越受到重视。电子文件被视为电子政务、电子商务和其他各类电子化业务的基本工具，视为机构的重要信息资产，视为国家和社会的珍贵历史记录。这些国家大多通过制定法规、政策与标准，借助管理与技术双重手段，逐步建立了科学、有效的电子文件管理体系，从而有力地支撑了各项电子化业务的顺利开展，促进了电子文件信息资产的价值实现，推动了历史文明的保护与传承。包括电子文件在内的文件管理国际标准的陆续出台进一步推动了电子文件管理的科学化、规范化进程。　　近年来，我国在电子文件管理领域做了大量的探索和推进工作，取得了长足进步。但是，由于各方面的原因，目前我们对电子文件还远未达到应有的认知和重视，尚未建立科学、高效的电子文件管理体系，数以亿计的电子文件还没有得到妥善保管，处于失控、失存、失信、失用、失密的危险状态，并可能引发多重社会风险。　　意识到这一问题的严峻性和紧迫性，中国档案学会和中国人民大学信息资源管理学院于2007年5月共同向中国科学技术协会申报了“电子文件管理机制研究”课题，得到了中国科学技术协会及评审专家的充分认可，并获得重点立项与资助。　　作为本课题的首席专家，我一方面欣喜于这一课题得到了中国科协专家和领导的如此关注，同时也为其研究难度和进度要求而深感压力。仅仅半年多时间，课题组全体成员经过艰辛的调查与研究，初步掌握了我国当前电子文件管理的总体状况与主要问题，在大范围追踪国外电子文件管理经验和发展趋势的基础上，对我国建立电子文件管理体系提出了若干理论观点和政策建议。2007年12月，课题顺利通过验收鉴定，获得来自信息化部门、国家档案局、图书情报界等多领域专家的鼓励和认可。中国科协党组书记邓楠非常重视这一课题，亲自签署研究报告上报中央，特别令我们鼓舞的是温家宝总理对中国科协提交的这份研究报告给予了充分肯定并作出重要批示。这本书就是在课题研究成果的基础上总结、提炼、丰富而成的。

数字时代人类能否拥有真实可信的社会记录？当电子文件迅速而不可逆转地逐渐替代纸质文件而成为主要记录工具时，世界各国政府和社会组织都无法回避这一历史性挑战。 本书在大范围的国际文献调研和深入细致的国内调研的基础上，直触我国电子文件管理的体制机制，力求真实、准确地揭示我国文件管理转型过程中的进展、困扰与难题，以及导致这种状态的深层原因，提出了符合规律的、可操作的对策，为电子文件管理研究和实践推进提供了新的开阔思路。书中提供的相关背景知识、典型案例和国内外调研综述也颇具参考价值。

冯惠玲，教授领衔的中国科学技术协会重点项目“电子文件管理机制研究”课题组合作完成的，核心成员是中国人民大学信息资源管理学院的一支多年在电子文件管理领域执著探索、勇于攻关的团队，他们对电子文件的未来充满信心和责任感，富于开拓与合作精神。先后承担该领域的国家社会科学基金、国家自然科学基金、中国科学技术协会项目10余项，以及多项实际部门的电子文件管理规划和实施项目，撰写教材、著作多部，发表相关论文数十篇，提文政策建议数篇，得到中央领导和有关部门的重视与采纳。这支团队紧密跟踪电子文件管理的国内外动态，直面电子文件带来的各种挑战。

第1章 绪论 1.1 研究背景 1.2 难点把脉 1.3 资料与方法支撑第2章 问题 2.1 管理失控，危害国家对信息资源的控制能力 2.2 流失严重，危及国家历史和民族记忆的延续 2.3 证据效力无法保障，损害各项工作的合法性 2.4 安全问题堪忧，威胁党和国家的安全与利益 2.5 开发利用水平低下，削弱政府的服务能力第3章 原因 3.1 认知因素：意识落后、观念陈旧 3.2 体制因素：分段式、分散式管理 3.3 管理因素：协调不力、沟通困难 3.4 制度因素：规范滞后、监督缺失 3.5 支撑因素：研究薄弱、人才匮乏第4章 对策 4.1 更新思想观念 4.2 建立纳入机制 4.3 强化集中统一管理原则 4.4 加强合作协调机制 4.5 健全共建共享机制 4.6 构建监督审计制度 4.7 加快法规标准建设 4.8 加强技术研究与人才培养主要参考文献附录一 中国电子文件管理现状调查与分析报告附录二 国外电子文件管理机制及借鉴研究报告

　　3.4. 1法规建设滞后　　电子文件管理需要符合电子文件特点的规则，需要相对独立的法律法规，作为生成、传递、保存、利用电子文件的规范和依据。没有法律规范的制约，就无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性，无法保障电子文件管理的高效与科学。　　一方面，我国目前尚未制定适用于电子文件管理的专门法规。原有的《中华人民共和国档案法》（1996）未将电子文件管理问题纳入其中，无法满足电子文件全程管理的规范需求。相比之下，美国、丹麦、澳大利亚等一些国家通过修订本国档案法或者文件法，将电子文件管理涵盖在内，丹麦更是通过立法倡导中央政府全部使用电子文件替代纸质文件，从而实现了真正意义的电子文件管理。　　另一方面，电子文件是机构开展业务活动的基本工具与重要凭证，因而电子文件管理应该是机构业务活动的内在组成部分，有关电子文件的规定理应写入规范机构行为的各种法律法规中。2005年，美国国家档案与文件管理署首次提出“联邦政府组织架构文件管理框架”　（Federal Enterprise ArchitectureRecords Management Profile，FEA）。该框架不但首次将文件管理（尤其是电子文件管理）延伸到了文件生命周期管理的最前端——形成阶段，将文件管理活动与机构业务活动系统地集成在一起，而且特别值得指出的是，FEA的制定和实施有坚实的法规、标准作为基础保障，这使得文件管理的每一项活动都“有理有据”，从而保证FEA能够得以有效的贯彻。

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这本书很好，我很喜欢，对我很有帮助。作者对我国电子文件管理存在的问题进行了调查分析，很客观很深刻，并对如何管理电子文件提出了建议。这些观点很超前，我受益匪浅。

好没看 不过书的质量不错

书中的内容部分不多，就是卖个包装