应付款内部控制
2010-3
大连出版社
玛丽·S.谢弗
118
韩洪灵
首先，含有敏感信息的报告应该有分发限制。这是一个有须知对象的报告，所以不能将它发给任何一个对此数据仅有短暂兴趣的人。此外，某人是副总裁并不意味着他需要这个信息。如果他并不想写或者签发支票的话，那么他也许不必在这份报告的分发清单上。尽管这也许听起来有些苛刻，但这是为了公司的最大利益。 这份清单应该保存在一个隐蔽的地方，不要裸放在职员的办公桌上，否则任何一个经过的人都能看到。在晚上，它不应该被放在桌子上，甚至也不应该放在在办公室里，因为打扫卫生的人可能会看到。 正如前面所提到的，报告的分发应该被加以限制，并且无论哪个负责生成报告的人都应该保持一份什么人收到了这份报告的记录清单。把报告用一份要求不能复制的陈述来做成标记是一个很好的控制点。如果某个收件人拿着报告并且特地复制给被排除接受报告的人，那么所有的控制点都将变得无效。研发副总裁并不需要知道控制者是备份签字者之一。 无论什么时候生成一份新报告，旧的报告都应该返还并销毁。当你能让接受者销毁复印件时，一个特别认真的经理会取回报告并亲自来销毁。 每次有变化的时候，这份清单都需要更新，包括记录授权的签字职员什么时候离开公司。同时，承担拿支票和对银行责任的人应该被通知职员已经离开了，这一点很容易被忽视。如果一个正在争论中的职员被解雇或者不满意地离开，那么这个控制十分重要。通常，通知银行与应付款部门是任何人都不愿意做的事情，因此，在企业里坚持在授权清单上记录被授权的每一个人是很重要的。 支票签字人的一个最后控制点是：如果一个被授权签字的职员在不愉快的情形下离开，企业也许会考虑注销所有以他为签字者的银行账户。这的确是一个成本很高的选择，但如果发生支票舞弊，特别是当使用激光不记名支票簿时，其带来的损失将远远大于该成本。如果这家公司仍然在使用贵重的预先打印好的支票簿，这可能是比较费钱费时的方法
本书在对《萨班斯—奥克斯利法案》进行综述和对影响应付款及其相关职能的法案条款进行阐述的基础上，详细讨论了在萨班斯法案下各种支付方式(支票、采购卡、电子支付)的流程设计及其关键控制点，全面阐述了应付款部门的职能并提供了应付款部门遵循《萨班斯—奥克斯利法案》的整套指南。 本书对于企业将好的管理做法固化为信息化的规则与流程，进而形成公司的管理习惯和提升公司的管理水平具有重要的参考价值。
（美）谢弗，美国应付款领域的著名专家，长期从事应付款舞弊与防范、应付款内部控制流程的调查与研究，是美国《应付款：现在与未来》的创立者与执行主编，出版了一系列与应付款相关的著作。目前，她已出版12本著作。并在《纽约时报》《公司现金流》《融资与风险》《商业信贷》等杂志发表论文100多篇。她还是纽约财务作家协会成员、美国注册会计师协会刊物《公司财务知情人》的特约撰稿人。
第一部分 基础 第一章 《萨班斯—奥克斯利法案》：如何应用于应付款 背景 法案概览 法案的生效日期 对“检举人”的保护 审计师的独立性：问题在哪里 审计师的独立性：新的要求 及时披露 如何报告重大事件 管理层对内部控制的评价 审计师对内部控制的评价 企业的责任 次级认证 利用法案促进变革 董事保险 结论性思考 第二章 合规的可选方案：外包和COSO框架 外包 使用外包时《萨班斯一奥克斯利法案》的要求 证明适当控制的机制 COSO框架：背景 COSO的目标：企业风险 企业风险管理 结论性思考 第三章 发票处理 订购单 订购单的问题 文件记录 流程图 发票处理：清晰的指南 审批流程 三方核对 小额发票 合同的遵守 舞弊 职责划分 主供应商档案 电子开单 月末结账 年末结账 建议的发票处理实务 结论性思考第二部分 支付过程 第四章 支票 授权签名人与董事会代表 支票签名人 记录：支票签字者和账户 支票簿 支票签发过程 传真签名 紧急支票 邮寄支票 外包支票打印 支票请求单 对单付款 调整银行对账单 循环付款 结论性思考 第五章 采购卡 P卡的成长 典型用法 调查：萨班斯法案如何影响你的P卡操作 如果你不必遵守为什么还要遵守 执行成本 谁在做此项工作 萨班斯法案对P卡程序的影响 萨班斯法案引致的变化 萨班斯法案已经推动了这种改变吗 附加的控制特性 什么是被认证过的 不签名的后果 审计结果 次认证 结论性思考 第六章 电子支付：纸制支票的替代品 电汇 自动化交易所 SAS 70 日常调整 结论性思考第三部分 应付款部门的职能及其处理 第七章 差旅和招待费的处理 不良做法 书面政策 政策实施 现场抽查 现场抽查的例外情况 当涉及多个员工时，谁来提交 电子偿付 T&E卡 SAS 70 EXCEL报告 一卡通项目 结论性思考 第八章 无主财产 遵守状况 《萨班斯—奥克斯利法案》对非上市公司报告的影响 充公的关键问题 合规 正确地归还财产需要做些什么 常见的不合规之处 次级认证 职责划分 结论性思考 第九章 表单和其他IRS相关信息的报告 确定身份 获得W-9表单 1099表单与年末报告 TIN匹配 B通知 非居民外国人 W-8表单 OFAC和FTO报告 P卡与QPCA报告 参考读物 第十章 销售和使用税 正确遵守税法的问题 糟糕的实务 形成文件的程序 审计线索 软件还是表格 销售税简化计划：不是一个解决方案第四篇 遵循法案的总体指南 第十一章 舞弊的防范措施 2004的全国报告 舞弊性支出 舞弊的揭露 谁是作案者 挽回损失 员工舞弊 供应商舞弊 W-9表单 小额发票舞弊 支票舞弊 即期汇票舞弊 结论性思考 第十二章 遵循法案所需要的记录 董事会授权 流程图 审计线索 记录保存 合并主体的记录保存 政策与程序手册 书面的T&E政策 其他应告知员工的内容 结论性思考 第十三章 遵循法案的总体指南 实行职责划分 谨慎雇用与背景调查程序 建立应付款循环的内部控制 革除陈规陋习 文件索引 监督报告 法规遵循的自动检测 培训 结论性思考第五部分 附录 附录A 2002年《萨班斯—奥克斯利法案》 附录B 职责划分 附录C 支票簿的防伪特征 附录D 采购卡与《萨班斯—奥克斯利法案》的调查 附录E 独立承包商或员工的判别问题
首先，含有敏感信息的报告应该有分发限制。这是一个有须知对象的报告，所以不能将它发给任何一个对此数据仅有短暂兴趣的人。此外，某人是副总裁并不意味着他需要这个信息。如果他并不想写或者签发支票的话，那么他也许不必在这份报告的分发清单上。尽管这也许听起来有些苛刻，但这是为了公司的最大利益。 这份清单应该保存在一个隐蔽的地方，不要裸放在职员的办公桌上，否则任何一个经过的人都能看到。在晚上，它不应该被放在桌子上，甚至也不应该放在在办公室里，因为打扫卫生的人可能会看到。 正如前面所提到的，报告的分发应该被加以限制，并且无论哪个负责生成报告的人都应该保持一份什么人收到了这份报告的记录清单。把报告用一份要求不能复制的陈述来做成标记是一个很好的控制点。如果某个收件人拿着报告并且特地复制给被排除接受报告的人，那么所有的控制点都将变得无效。研发副总裁并不需要知道控制者是备份签字者之一。 无论什么时候生成一份新报告，旧的报告都应该返还并销毁。当你能让接受者销毁复印件时，一个特别认真的经理会取回报告并亲自来销毁。 每次有变化的时候，这份清单都需要更新，包括记录授权的签字职员什么时候离开公司。同时，承担拿支票和对银行责任的人应该被通知职员已经离开了，这一点很容易被忽视。如果一个正在争论中的职员被解雇或者不满意地离开，那么这个控制十分重要。通常，通知银行与应付款部门是任何人都不愿意做的事情，因此，在企业里坚持在授权清单上记录被授权的每一个人是很重要的。 支票签字人的一个最后控制点是：如果一个被授权签字的职员在不愉快的情形下离开，企业也许会考虑注销所有以他为签字者的银行账户。这的确是一个成本很高的选择，但如果发生支票舞弊，特别是当使用激光不记名支票簿时，其带来的损失将远远大于该成本。如果这家公司仍然在使用贵重的预先打印好的支票簿，这可能是比较费钱费时的方法
《应付款内部控制》的作者Mary S．schaeffer女士是美国知名的应付款领域的研究专家，她长期从事应付款舞弊与防范、应付款内部控制流程的调查与研究，这本《应付款内部控制》是作者应付款系列著作中的一本。 《应付款内部控制》在对《萨班斯—奥克斯利法案》进行综述和对影响应付款及其相关职能的法案条款进行阐述的基础上，详细讨论了在萨班斯法案下各种支付方式的流程设计及其关键控制点。
