项目文档管理指南
2006-4
电子工业出版社
约翰·雷克斯
261
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许多企业都有很多项目，一个最有效的项目管理方法就是使所有的文档有着相同的格式和内涵。这些文档驱动着项目，组织着项目，使其标准化，并在项目团队中起着重要的沟通作用。 本书根据美国项目管理协会（PMI）的《项目管理知识体系指南》（PMBOK）的架构，为读者提供了项目过程中每一个阶段（启动、计划、执行和收尾）所需的文档纲要和模版，包括项目方案、商业案例、招标书、投标书、合同、沟通计划、风险和质量管理计划以及项目收尾报告等。此外，本书以加拿大渥太华的一个水上乐园工程项目为基础，设计出一个完整、详细的文档编写案例，对于读者来说非常具有实用性，能够快速掌握文档制作的要点和精髓。
第1部分 启动阶段文档第1章 项目方案 2项目方案论述 2第2章 商业案例 6商业案例论述 6第3章 项目章程 25项目章程论述 25第4章 项目建议书 53项目招标书论述 53项目建议书论述 61项目建议书评价论述 79第2部分 计划阶段文档第5章 项目计划 84项目计划论述 84第6章 沟通计划 114沟通计划论述 114第7章 风险管理计划 130风险管理计划论述 130第8章 质量管理计划 152质量管理计划论述 152第9章 采购计划 167采购计划论述 167第10章 接收测试计划 181接收测试计划论述 181第3部分 执行阶段文档第11章 项目会议和报告 190团队状态会议论述 190团队状态会议示例 192项目进展会议论述 194项目进展会议示例 194项目状态报告论述 197项目状态报告示例 199第12章 风险控制报告 205风险控制报告论述 205第13章 质量保证和质量控制报告 227质量保证和质量控制报告论述 227第14章 问题报告和变更申请 240问题报告和变更申请论述 240问题报告和变更请求示例 242变更申请表举例 243第15章 接收报告 244接收报告论述 244第4部分 收尾阶段文档第16章 项目总结报告 250项目总结报告论述 250第17章 结论 264
一旦你有了个想法，并且已经在项目方案中表达出来了，那么就到了对这个想法到底有多好进行评估的时候了。换句话说，就是这个项目到底有没有价值？评估是通过商业案例的方式进行的。 商业案例是一种有条理的、客观的和全面的方法，围绕着初始或者潜在项目的问题进行分析，其目的是为决策过程提供有效的支持，以判断为这个项目投入时间和资源是否能有足够的收益。完成一个商业案例的步骤必须能清楚地列出并且易于遵循（有条理的）。商业案例必须对项目初衷从正面和负面做出一个平衡的评估（客观的），并且必须对问题做出详尽的论证，既要从定性的方面，又要从定量的方面（全面的）。 商业案例建立在项目方案的基础之上，如同在骨骼之上附以血肉，帮助初始方案丰富起来。在决策阶段，商业案例提供了一个简洁和规范的沟通方法，推动项目利益相关者的初期约定和意见统一。最重要的是，商业案例提供了透明的、具体的、站得住脚的建议。假设条件被清晰地表述出来，项目风险被标示出来并纳入决策考虑的因素之中。 商业案例通常由一两个人制作。在大多数情况下，是首先提出这个想法的人--发起人或委托方去做商业案例，他要确定项目是可行的，并且在继续推进之前能够充分了解风险。但是，对于内部项目，商业案例的工作可能会落在项目经理及其团队肩上。 要注意：商业案例不是完整意义上的“商务方案”。后者有着更广泛的目标，比起一份管理计划的文档，它所涵盖的内容要多得多，通常是为了获取投资的资金。商务方案通常包括详细的潜在市场评估、销售和推广方案、项目交付后运营理念的梗概以及详尽的财务分析。而对于商业案例，虽然它能够为商务方案提供素材，但也受限于它的目标：在项目初期推动做出正确的决策。 正如项目的多样性，商业案例也有多种形式和格式，一种规格不能适合所有的情况。一个小型的、直截了当的项目也许只需几页纸就能说明它的价值，商业案例可能只是走一下形式。相反，一个大型的、复杂的项目可能需要一个非常精深的成本收益分析，使用概率风险分析方法，可能有长达几百页或者更多的篇幅。在做商业案例时，不同的项目对获取数据的研究程度不同，所用的时间也会不同，简单的项目只用几天，高度复杂的项目则可能用许多个月。 有的项目只要做一个简单的决定：行动或者不行动。在某些情况下，行动的决定已经做出。比如，政府在环境保护方面的立法可能要求在特定日期前采取某些行动，那么决策变成了在几种行动中选择其中一种。无论哪种情况，商业案例的基本目标没有改变：它必须为决策过程提供支持，包括是否继续推进项目；如果推进的决定已经做出，那么比较好的选择是什么。
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