心智圖超強工作術
2009-12
世茂出版有限公司
中野祯二
185
石学昌
无
前言 由於我長期任職於IT產業，因而有機會接觸各式各樣的IT工具。在此同時，我也致力於嘗試設計嶄新的IT工具。然而，即使今日輔助思考的IT工具種類多得令人眼花撩亂，我卻覺得當中仍然存在著許多不足之處。現代人往往必須依附各種IT工具方能進行工作，一旦缺少IT工具的輔助，便會造成考無法連貫或執行企劃時綁手綁腳等狀況。於開發IT工具的人多半會認定這類狀況是理所當然的，使用者用久了就會習慣，就如同大部分的人均認定「紙、筆與白板是最完美的思考輔助工具」即是一例。 基於上述背景所誕生的「心智圖工作術」，並非只是用於激發創意或記憶事物的單純技巧，而是能夠成為「工作助力」的多元技術。隨著能在電腦上使用且功能齊全的各式心智圖軟體的出現，導入心智圖的企業也與日漸增，當中亦不乏因企業經營者打從心底相信心智圖的功效，而以上對下（top-down）的方式將其導入經營現場的例子。藉由將知識、智慧加以視覺化的過程，將可使工作效率獲得令人驚訝的提升，此優點確實是許多企業過去未曾預料到的。邁入2007年後，將原本由資深人員所持有的經驗知識（非形式知識）轉化為形式知識，並傳承給年輕世代的任務，已成了各業界不可規避的當務之急，而心智圖正是能在傳承各項知識與技巧時提供強力支援的最佳工具。 心智圖雖然不能完全取代「紙、筆與白板」等長久受到信賴的工具，卻能獲得絕大多數業務員的認同，這是由於心智圖具有能夠廣泛運用於多種業務場合的功能。本書將鎖定職場，介紹活用心智圖應具備的各項知識與技巧，並深入探討其原理及效果，期能藉此使各位讀者對心智圖有更深入的理解。
執行工作、擬訂企畫、會議簡報、培育人才、收集資訊、知識開發的最佳利器！ 風行130國，微軟、3M、福特汽車、花旗、可口可樂、HSBC等一流企業採用 由腦力開發權威東尼?博贊（Tony Buzan）所發明的心智圖，被譽為「思考的瑞士刀」，目前已有超過兩億五千萬人、兩千家知名企業採用，是可激發創意、幫助記憶、提升效率、傳承知識的多元技術。本書鎖定心智圖於職場的應用，以實例詳盡解說繪製步驟，讓你迅速掌握這項可加強績效與競爭力的有效工具。有了心智圖，你的思路將更清晰敏銳，工作也會更得心應手。從今天起，指派工作或承接任務、訂定待辦事務處理程序、撰寫企劃案、規劃會議議題與流程、整理與分享會議紀錄、製作簡報、企業內訓、收集與統整參考資料、彙整人脈資料、知識管理……等重要作業，請使用心智圖！ 何謂心智圖？ 心智圖是以關鍵字繪出放射狀圖樣的工具，有著「協助思考並同時進行圖解」的功能，任何人均能輕鬆上手，而且製作與檢視都能迅速完成。 心智圖的特點 改善思考僵化，激發創意 讓使用者能綜觀全貌，不遺漏任何重點 以圖像呈現，比文字更容易理解 讓經驗（非形式知識）輕易轉化為形式知識 透過顏色、圖像等表現，能強化閱圖者直覺理解的效果 可作為輔助理解事物的圖解技術 能讓閱圖者更容易理解自己的想法 實際在職場中運用心智圖時，必須將重點置於「繪製出能使他人輕易理解的心智圖」。若在心智圖中使用只有自己才看得懂的關鍵字或圖示，便無法使對方充分理。 心智圖的繪製方法 準備一張白紙，並將其橫放於桌上。 在白紙正中央寫上作為主題的字串，並在其周圍畫上與該字串相關的圖像（或圖案）。 由正中央開始向周圍延伸分支，並於各分支線上端，寫上與中央字串或圖像相關的標題。分支線的長應與字串的長度相當。越接近中央的分支線越粗，而越接近末端的分支線則應越細。另外，標題的數目若過多將會導致閱讀上的困難，因此應控制在七項以內。 接著在各標題下方寫上相關的副標題。只須將當下所想到的、足以表現該標題內容的關鍵字寫出即可。 在繪製各標題的分支時，要盡量繪出平順優美的線條。 使用的單字應具備次序性（依照性質排列順序）或邏輯性為佳。 在分支線及單字上塗上顏色。 在分支字串的前後加入記號或圖案（圖像文字）。 想要強調分支線上的字串時，可使用圈選或著色等方式。 想要強調某一區塊的分支線時，可圈選整塊區塊或加上色塊。 ○11檢視整體架構，並於其中加入誇張、幽默等表現方式，藉以創造出豐富多變的特色。 心智圖於工作現場的運用 承接工作 當上司交付工作給自己時，必須正確地理解工作的內容與程序。事實上，這是相當深奧的步驟，菜鳥與經驗豐富的業務員對同一份工作的理解必會有所差異，而部屬的定位也會因上司的認知不同而改變，因此，如何與上司建立良好的溝通與互動管道，通常是許多業務員的煩惱。此時若能善加運用心智圖，便能將腦中紊亂的想法整理成條理分明的內容。 擬定企劃案 企劃負責人運用心智圖工具來進行作業的實例比比皆是。無論是激發創意、構思或撰寫企劃案等階段，心智圖均能派上極大的用場。但實際上，光憑藉心智圖本身所具備的功能，並無法刺激出源源不絕的創意與令人耳目一新的企劃案。這是因為創意並不會憑空出現，而必須藉由腦中長久以來累積的大量資訊與智慧催化方能誕生。本書將告訴大家如何運用心智圖來完成獨一無二的企劃案。 製作會議紀錄 在職場上，最常使用心智圖的場合就是會議，運用心智圖來製作會議紀錄就占有相當大的比例。並非是以手繪方式製作心智圖，而是使用電腦軟體來製作，理由如下： ˙將書面企劃案透過電腦呈現，將可使所有與會者均能看見企劃心智圖的全貌。 ˙與會者的意見將可即時反映於企劃心智圖中。由於參與討論企劃的與會者均能同步看見心智圖的變化，因此將更容易理解該企劃案與所討論的內容。 ˙由於會同步製作會議紀錄，因此在會議結束時紀錄將已接近完成，只須稍作修訂，就可將以心智圖格式呈現的會議紀錄分發給與會者。若與會者不習慣閱讀心智圖，則可利用心智圖軟體將其轉換為Word等文字檔案後再行分發。 ˙會後所分發的心智圖會議紀錄較條列式會議紀錄容易理解，與會者也比較容易回想起會議中所作出的各項決策。 企劃簡報 簡報技術（presentation）是業務員的必備能力。在簡報時，為使與會者均能充分理解，簡報內容必須明確而條理分明，簡潔易懂。說明企劃案之前也要先闡明企劃背景，以吸引聽眾注意，還必須具備足夠的簡報技巧，能善加利用表情、姿勢與聲音與簡報軟體來提升效果。而透過心智圖進行簡報，將可充分達成以上要求。心智圖可使用在擬定企劃案階段與實際執行企劃案階段。 人才培育 過去的職場根深柢固地認為「用眼睛學習！」是不可動搖的準則，使得上個世代的主管不僅鮮少有傳經授道的經驗，部屬也多具有出眾的獨立學習精神。然而，今日的二十與三十世代的年輕職員卻得時常接受內部訓練，也間接使得上司的責任與日俱增。而運用心智圖，能讓人才培育工作更事半功倍。 資料收集 許多人必須長時間地使用電子郵件處理各項事務，想將複雜而不易閱讀的郵件轉成易於理解的內容，以及將郵件內容與其他已化為心智圖的資訊作超連結時，都可以使用心智圖。另外，一般人通常會將所需要的網頁存入「我的最愛」中，但當「我的最愛」中保存的網頁數量太多時，整理起來就會相當費時，網頁也無法與其他網頁相互連結，使用上常會造成不便。而心智圖軟體能在各分支上插入超連結，只要直接將各網頁的網址貼上，即可完成心智圖與各網頁的連結。有些心智圖軟體還具備點選瀏覽器上的選項，即可自動完成URL連結的功能。
中野禎二 一九八四年進入日本系統技術股份有限公司，除了開發測量控制系統、報社適用的CAD系統等多項IT系統外，還有企劃管理、後設資料庫（Metadata Repository）工具（如Rochade、CA Repository）的導入諮詢，以及銷售軟體程序管理工具、心智圖製作工具軟體MindManager事業的企劃與實施。二○○五年進入Neoteny Venture開發有限公司就職，並致力於將Mind Manager推廣為創業的支援工具。另擁有NLP高階執行師（Master Practitioner）資格。著有《心智圖圖解術──直搗核心，解決問題》 ■譯者簡介 石學昌 一九八三年生於台北市，東吳大學日文系，中國生產力中日專業筆譯精修班、中日商務口譯班結業。譯有《瞬間提升好感度的惡魔心理術》、《威士忌＆單一麥芽威士忌行家完全攻略》、《教養關鍵在爸爸》、《圖解正面教養法》、《圖解識人力》、《圖解行銷戰略》、《圖解行銷心理學》、《圖解塗料與塗裝》（以上世茂）。
第一部準備篇 何謂心智圖？第二部第1章 心智圖工作術1 承接工作2 訂立工作計畫3 執行計畫4 使用心智圖進行生活管理術第２章 變身企劃達人1 失敗的企劃案之特徵與因應對策2 使用心智圖來撰寫企劃案3 思考企劃案製作流程第3章 令人驚豔的會議術1 會議的前置作業2 會議中的心智圖運用術3 會議結束後共享心智圖的方法第4章 用於簡報1 進行簡報前的準備工作2 簡報實戰第５章 人才培育術1 將部屬的日常活動製作成心智圖2 將心智圖導入企業教練課程3 將企業遠景繪成心智圖4 運用心智圖進行自我指導5 將心智圖融入導師制度中第6章 資訊收集術1 將文字檔化為心智圖2 將網頁整理成心智圖3 使用心智圖來進行檔案統整4 善用RSS來閱讀新聞5 運用心智圖來彙整人脈6 將書籍資訊整理成心智圖第7章 開發認知1 記錄資訊2 分析資訊並加以整理3 創造嶄新的認知4 累積認知5 共享與活用知識6 製作心智總圖第8章 用電腦軟體製作心智圖1 手繪心智圖的優點及表現限制2 電腦心智圖軟體的優點3 適合組織使用的心智圖第9章 行動型心智圖1 外出時也不忘繪製心智圖2 W-ZERO 3與Mind Manager的綜合應用第三部對談：深思熟慮才能繪製出簡單易懂的心智圖 最首英裕／中野禎二
承接工作 當上司交待工作下來時，自己必須正確地理解工作的內容與程序。事實上，這是相當深奧的步驟，菜鳥與經驗豐富的業務員對同一份工作的理解必定會有所差異，而部屬的定位也會因上司的認知不同而改變，因此，如何與上司建立良好的溝通與互動管道，通常是許多業務員的煩惱。 此時若能善加運用心智圖，便能將腦中混亂的想法整理成條理分明的內容。在承接上司所交待的工作時，即可好好活用心智圖所具備的這項優點。 1)理解工作內容 當上司高分貝地大喊「○○，過來一下。」你是否會立刻空著手趕過去呢？資歷尚淺的業務員通常應隨身攜帶紙筆，以防遺漏上司的交辦事項，但若是已相當習慣這種情況的業務員，則可空手聽完上司交待的內容後，再回到自己位置上作重點整理即可。 而除了上司之外，你也可能會從客戶、同事或其他部門等處承接工作，此時只要使用心智圖來加以整理，便能確實地完成每項委託。當他人對於工作內容提出問題時，也可將回答整理在心智圖上，便能夠一目了然。 近來透過電子郵件委託工作的情況也逐漸增加，這種時候只要使用電腦心智圖軟體，即可輕鬆地將郵件內容轉成容易閱讀的分支狀心智圖。 2)工作成果應以何種形式提交給委託者？ 在職場上，忘記詢問委託者該如何提交工作成果的情形屢見不鮮，例如：委託者可能需要列印出的書面報告，或以電子郵件寄送電子檔，較緊急的情況甚至需要進行口頭報告等。相對地，較簡單的工作則僅需以簡報形式呈報即可。無論委託者所期望的提交形式為何，都應於承接工作前確認。 另外，也要記得確認工作成果的提交對象，例如：有時完成的報告除了要呈交給交付該工作的上司外，還必須同時影印給其他人。 3)確認成果品質、成本與提交日期 品質管理即是所謂的QCD（Q—品質、C—成本、D—提交日期），同時也是承接工作時最重要的部分。當中的品質控管對於資歷尚淺的員工而言，尤其是一大難題。 當上司丟下一句「明天之前把這份資料整理出來」時，其所要求的成果品質究竟必須達到何種水準呢？ 在有範本可依循的情況下，或許只要達到與參考範本相同的成果，就稱得上是高品質，但若上司光以口頭要求品質的話，往往會令部屬無所適從。因此，必須先確立雙方均能理解的品質定義，並訂出關於品質的要求規格。另外，也必須將成本（工作時數）與提交日期註記在心智圖上。 由於成果品質、所需成本與提交日期三項要素彼此密切相關，因此，承接工作前務必要先向上司確認。 4)詢問工作目標與背景 在承接工作時除了要考慮QCD之外，確認該工作的目標與背景，也是相當重要的步驟。若在不明瞭目標與背景的情形下貿然開始工作，將可能造成作業方向錯誤，甚至可能導致成果與上司期望相悖而白忙一場的結果。當然，對於這樣的結果除了執行者要負責之外，未明確告知目標與背景的委託者也有責任。 因此，在承接工作前，務必先向上司釐清各項相關問題，例如： 「這項工作是否與目前正在進行的專案有關？」 「請問這份資料將用於何處？」 「請問這份工作是否相當緊急？下週之前提交來得及嗎？」 在確認過相關問題之後，進行工作時的心情也會因此較為穩定。 5)承接工作時的重點 想要順利地完成工作，首先必須克服的最大難題即是「如何正確地承接上司所交待的工作」。研究指出，言語所能傳達的內容僅占整體內容的一○％以下，而將近九○％的內容則可能透過非言語訊息（Nonverbal）傳達給對方。也就是說，上司可能會藉由委託工作時的表情、音調的抑揚頓挫、態度等差異，來表現自己對工作成果的期待程度。因此，若部屬只針對上司委託的內容回答「是的，我會照辦。」便可能造成委託者的不安。就我的經驗來看，由於上司所表達的內容通常屬於非形式知識，因此，才會對部屬能否理解自己所說的內容並確實執行感到半信半疑。 而將工作內容轉換成心智圖則具有以下兩項優點： 能俯瞰整體工作內容而避免有所遺漏 能將非形式知識轉為可學習的形式知識 此外，藉由將心智圖的分支著色或加上圖示等方式，也能充分地將上司的非語言內容表現出來。
本書特色 執行工作、擬訂企畫、會議簡報、培育人才、收集資訊、知識開發的最佳利器！ 風行130國，微軟、3M、福特汽車、花旗、可口可樂、HSBC等一流企業採用 由腦力開發權威東尼．博贊（Tony Buzan）所發明的心智圖，被譽為「思考的瑞士刀」，目前已有超過兩億五千萬人、兩千家知名企業採用，是可激發創意、幫助記憶、提升效率、傳承知識的多元技術。本書鎖定心智圖於職場的應用，以實例詳盡解說繪製步驟，讓你迅速掌握這項可加強績效與競爭力的有效工具。有了心智圖，你的思路將更清晰敏銳，工作也會更得心應手。從今天起，指派工作或承接任務、訂定待辦事務處理程序、撰寫企劃案、規劃會議議題與流程、整理與分享會議紀錄、製作簡報、企業內訓、收集與統整參考資料、彙整人脈資料、知識管理……等重要作業，請使用心智圖！ 何謂心智圖？ 心智圖是以關鍵字繪出放射狀圖樣的工具，有著「協助思考並同時進行圖解」的功能，任何人均能輕鬆上手，而且製作與檢視都能迅速完成。 心智圖的特點 改善思考僵化，激發創意 讓使用者能綜觀全貌，不遺漏任何重點 以圖像呈現，比文字更容易理解 讓經驗（非形式知識）輕易轉化為形式知識 透過顏色、圖像等表現，能強化閱圖者直覺理解的效果 可作為輔助理解事物的圖解技術 能讓閱圖者更容易理解自己的想法 實際在職場中運用心智圖時，必須將重點置於「繪製出能使他人輕易理解的心智圖」。若在心智圖中使用只有自己才看得懂的關鍵字或圖示，便無法使對方充分理。 心智圖的繪製方法 1準備一張白紙，並將其橫放於桌上。 2在白紙正中央寫上作為主題的字串，並在其周圍畫上與該字串相關的圖像（或圖案）。 3由正中央開始向周圍延伸分支，並於各分支線上端，寫上與中央字串或圖像相關的標題。分支線的長應與字串的長度相當。越接近中央的分支線越粗，而越接近末端的分支線則應越細。另外，標題的數目若過多將會導致閱讀上的困難，因此應控制在七項以內。 4接著在各標題下方寫上相關的副標題。只須將當下所想到的、足以表現該標題內容的關鍵字寫出即可。 5在繪製各標題的分支時，要盡量繪出平順優美的線條。 6使用的單字應具備次序性（依照性質排列順序）或邏輯性為佳。 7在分支線及單字上塗上顏色。 8在分支字串的前後加入記號或圖案（圖像文字）。 9想要強調分支線上的字串時，可使用圈選或著色等方式。 10想要強調某一區塊的分支線時，可圈選整塊區塊或加上色塊。 11檢視整體架構，並於其中加入誇張、幽默等表現方式，藉以創造出豐富多變的特色。 心智圖於工作現場的運用 ．承接工作 當上司交付工作給自己時，必須正確地理解工作的內容與程序。事實上，這是相當深奧的步驟，菜鳥與經驗豐富的業務員對同一份工作的理解必會有所差異，而部屬的定位也會因上司的認知不同而改變，因此，如何與上司建立良好的溝通與互動管道，通常是許多業務員的煩惱。此時若能善加運用心智圖，便能將腦中紊亂的想法整理成條理分明的內容。 ．擬定企劃案 企劃負責人運用心智圖工具來進行作業的實例比比皆是。無論是激發創意、構思或撰寫企劃案等階段，心智圖均能派上極大的用場。但實際上，光憑藉心智圖本身所具備的功能，並無法刺激出源源不絕的創意與令人耳目一新的企劃案。這是因為創意並不會憑空出現，而必須藉由腦中長久以來累積的大量資訊與智慧催化方能誕生。本書將告訴大家如何運用心智圖來完成獨一無二的企劃案。 ．製作會議紀錄 在職場上，最常使用心智圖的場合就是會議，運用心智圖來製作會議紀錄就占有相當大的比例。並非是以手繪方式製作心智圖，而是使用電腦軟體來製作，理由如下： ．將書面企劃案透過電腦呈現，將可使所有與會者均能看見企劃心智圖的全貌。 ．與會者的意見將可即時反映於企劃心智圖中。由於參與討論企劃的與會者均能同步看見心智圖的變化，因此將更容易理解該企劃案與所討論的內容。 ．由於會同步製作會議紀錄，因此在會議結束時紀錄將已接近完成，只須稍作修訂，就可將以心智圖格式呈現的會議紀錄分發給與會者。若與會者不習慣閱讀心智圖，則可利用心智圖軟體將其轉換為Word等文字檔案後再行分發。 ．會後所分發的心智圖會議紀錄較條列式會議紀錄容易理解，與會者也比較容易回想起會議中所作出的各項決策。 ．企劃簡報 簡報技術（presentation）是業務員的必備能力。在簡報時，為使與會者均能充分理解，簡報內容必須明確而條理分明，簡潔易懂。說明企劃案之前也要先闡明企劃背景，以吸引聽眾注意，還必須具備足夠的簡報技巧，能善加利用表情、姿勢與聲音與簡報軟體來提升效果。而透過心智圖進行簡報，將可充分達成以上要求。心智圖可使用在擬定企劃案階段與實際執行企劃案階段。 ．人才培育 過去的職場根深柢固地認為「用眼睛學習！」是不可動搖的準則，使得上個世代的主管不僅鮮少有傳經授道的經驗，部屬也多具有出眾的獨立學習精神。然而，今日的二十與三十世代的年輕職員卻得時常接受內部訓練，也間接使得上司的責任與日俱增。而運用心智圖，能讓人才培育工作更事半功倍。 ．資料收集 許多人必須長時間地使用電子郵件處理各項事務，想將複雜而不易閱讀的郵件轉成易於理解的內容，以及將郵件內容與其他已化為心智圖的資訊作超連結時，都可以使用心智圖。另外，一般人通常會將所需要的網頁存入「我的最愛」中，但當「我的最愛」中保存的網頁數量太多時，整理起來就會相當費時，網頁也無法與其他網頁相互連結，使用上常會造成不便。而心智圖軟體能在各分支上插入超連結，只要直接將各網頁的網址貼上，即可完成心智圖與各網頁的連結。有些心智圖軟體還具備點選瀏覽器上的選項，即可自動完成URL連結的功能。
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