电子档案著录标准及其应用
2010-10
吉林大学出版社
王萍
200
无
世界上许多档案馆都建立了自己的网站以改善其服务，同时提高其馆藏的可获取性，这些改进可以通过在网站上提供全宗著录信息或档案文件全文来实现。理论上，如果某一档案馆仅在其网站上提供馆藏的案卷级著录信息，则可能受到了财政与技术资源等因素的限制。在网络环境下，既要全面考虑档案著录的影响因素，即档案资源的研究价值、利用需求及著录所需的财政与技术支持，同时也要考虑用户主体范围的扩大，即不仅包括研究人员和学者，还包括普通公众，这部分用户希望在网上方便、快捷、不需要掌握档案学专业知识就能够获得所需要的档案资料或信息。网络及其他技术的发展改变了现有的著录影响因素，或者在现有基础上增加了全新的因素。但是，著录的层级和深度还是要由每个档案机构根据其自身情况和影响因素来制定，如：馆藏档案材料的类型和可获得的资源等。至于哪些材料是重要的进而需要被著录、著录到哪一层级以及哪些全宗或材料可以不必进行详细著录这样的问题，要由档案工作者来决定。然而，各个档案馆还是需要在全宗级别遵循“国际档案著录标准ISAD（G）”进行概括性的著录，以使用户和工作人员知道在馆藏中可以获得怎样的信息。 由XMI，置标的档案著录标准（EAD）不依赖于某些特定平台，对万维网有良好的适应性，并且具有足够的灵活性而可以适用于多种类型的馆藏。EAD支持档案工作者惯用的检索工具一般结构，它能够详尽地表达档案检索工具中的相关著录信息；保持不同著录等级间存在的层级关系；能够表达逐层继承得来的著录信息；在信息转移中保持分级的信患结构；支持特定元素的标引和检索。用EAD编写的检索工具能够智能化地检索那些通过标准的编码结构描述又存储于不同地理空间的档案资源，并能够同用户交流馆藏内容。
本书是作者承担的国家社会科学基金项目《电子档案著录标准(EAD)的应用、评价与实证研究》最终成果。全书共分七章。第一章论述了互联网背景下的文件(档案)发展变革趋势，总结了全球档案网站建设及发展概况。第二章研究了网络上档案资源展示的国际准则和技术标准(EAD)的发展历程、EAD基础知识以及相关技术问题。第三章探讨了国外EAD开发应用的现状，并总结了他们的经验与启示。第四章是EAD在我国应用的实证研究，为我国档案机构应用国际标准奠定了初步基础。第五章从可操作角度分析了EAD在我国普及应用涉及的具体问题，尤其对著录原则及著录元素选择等问题做了详细的分析。第六章从元数据质量角度探讨了EAD评价问题，包括评价原则、指标体系构建、评价方法等。第七章提出了若干研究选题，为相关学科学者、研究者解决网络时代档案资源网络化存储利用提供研究线索。 本书力图从资源共建共享的视角来研究档案资源网络化展示和利用问题，借鉴国际档案技术标准的理论与实践成果，为推进我国档案资源信息化、数字化建设进程提供有益的参考。书中引用材料翔实可靠，语言简练易懂，适合高等院校图书情报档案管理相关专业学生学习使用，也可作为各级档案机构档案信息化建设的实践参考书。
1 互联网与档案使命 1．1 电子政务、电子商务与电子文件(档案) 1．2 档案与网络文化 1．2．1 文化与网络文化 1．2．2 档案与文化的缘起 1．2．3 网络环境下档案馆文化服务 1．3 档案网站 1．3．1 档案网站作用 1．3．2 档案网站功能 1．3．3 全球档案网站的发展概况2 电子档案著录标准(EAD) 2．1 现代档案著录 2．1．1 档案著录的意义 2．1．2 档案著录体系的发展 2．2 EAD发展沿革 2．3 EAD基础知识 2．3．1 EAD标准的构成及特点 2．3．2 XML应用 2．3．3 EAD元素及属性 2．4 EAD与其他元数据比较 2．4．1 EAD与MARC 2．4．2 EAD与DC、TEI 2．5 EAD开发工具 2．5．1 EAD制作工具 2．5．2 EAD检索工具 2．5．3 EAD学习工具3 国外EAD应用实践 3．1 数字时代的国外档案工作 3．2 EAD国外实践 3．2．1 EAD实践历程 3．2．2 国外EAlD实践概况 3．3 经验与启示4 我国EAD应用实践 4．1 全宗样本选择 4．1．1 全宗实证选择背景 4．1．2 全宗概貌及内容 4．2 SCJEAD著录基本原则与原理 4．2．1 SCJEAD著录基本原则 4．2．2 SCJEAD著录基本原理 4．3 SCJEAD元素 4．3．1 SCJEAD元素选择依据 4．3．2 SCJEAD元素及其使用 4．3．3 吉林桑蚕局EAD编码说明 4．3．4 著录需要注意的问题 4．4 SCJEAD技术实现 4．5 SCJEAD XML实例 4．6 项目网站 4．6．1 网站概况 4．6．2 开发工具简介 4．6．3 在线著录功能技术实现 4．6．4 EAD检索功能实现5 EAD在我国应用的若干问题 5．1 EAD应用成本 5．2 EAD检索效率 5．2．1 传统信息检索效率概念与计算 5．2．2 EAD检索效率 5．3 EAD在我国应用的局限性 5．4 我国历史档案EAD开发应用规划模板 5．4．1 EAD开发规划图 5．4．2 EAD开发规划详解6 EAD评价 6．1 元数据质量评价 6．2 EAD评价原则 6．3 EAD评价指标体系 6．3．1 EAD评价指标体系的构成 6．3．2 EAD评价指标分解说明 6．3．3 EAD评价指标量化 6．4 EAD评价方法 6．4．1 数据收集 6．4．2 评分方案 6．4．3 评价结果分析7 未来研究展望 7．1 电子档案背景信息著录(EAC)的开发应用 7．2 开放获取(OA)理念及技术的应用 7．3 基于内容管理的元数据质量评价研究附录 附录1 EAD元素列表(依英文字母排列) 附录2 相关标准名录 附录3 网上档案资源需求调查表 附录4 E-AD专家评价问卷 附录5 EAD用户使用调查表参考文献
（1）电子档案管理环境 目前，西方国家的城市档案管理计划是以文件管理、生命周期理论模型为基础的。基于纸质文件内容的发展，生命周期理论模型描述的是处于文件生命周期内的各个阶段的情况并在每一阶段分配文件管理的职责。尽管文件管理者会通过专门的文件管理程序的建立来影响文件形成者，但在文件形成及其整个活动周期内，文件形成者对文件进行销毁或存储到文件中心，在文件中心，文件的形成者仍可以对文件采取二次利用，当文件没有处于活动期内，档案工作人员将对文件采取措施，鉴定该文件是否有再利用的价值。在某种程度上，通过对档案的著录和保护，档案工作人员会赋予档案新的用途，以便提供给其潜在用户利用。 电子文件的出现，并没有改变文件管理者和档案工作人员的权责关系。然而，却使该职责的履行发生困难。通常，电子文件是复合数据流的组成部分，它很难描述和分类，电子文件其内容、结构以及内容之间的联系只能通过技术性载体而存在。总之，电子文件在某种情况下，其可持续性和重复利用性是短暂的、易受破坏的。即使人们可以指出它是什么，但在哪，如何获取它呢？当面对归档对象易变的性质时，人们如何确立其归档界限呢？在某种程度上，文件生命周期模型不足以说明电子文件管理。 解决该问题一个方法是将电子文件看成一个步骤或功能而不是已分好类的等待处理的对象。这种形式的最有名的文件管理模型是文件连续体（RCM），这一由Austin联邦政府实施的模型。①该模型提供文件管理作为一个连续的步骤，即从文件形成时以及整个文件存在的过程中都要加以管理。RCM模型基本上不同于文件生命周期模型，因为RCM鼓励档案工作人员在文件管理过程中采取积极行动对文件进行干预。 RCM模型不仅仅将文件管理者和档案工作人员的权利合并，它还鼓励发展文件形成者、管理者、档案工作人员以及技术人员之间形成一种共生关系，而这些工作人员共同合作来确保组织政策、程序、硬件和软件工作良好以确保电子文件的真实性、完整性和可利用性。
《电子档案著录标准及其应用》是作者承担的国家社会科学基金项目《电子档案著录标准（EAD）的应用、评价与实证研究》最终成果。全书共分七章。书中力图从资源共建共享的视角来研究档案资源网络化展示和利用问题，借鉴国际档案技术标准的理论与实践成果，为推进我国档案资源信息化、数字化建设进程提供有益的参考。 《电子档案著录标准及其应用》适合从事相关研究工作的人员参考阅读。
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职业规范用书，比较专业，一般不爱看，专业术语较多，生涩难懂。