開口就能說重點
臉譜出版
齋藤孝 著 林欣儀 译
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語言，就是機會。 說話方式好，可以獲得人心，可以受人認同，可以安撫對方情緒，功能多采多姿。 反之，如果話說的不好，或是語氣用得不對，無論說什麼都毫無幫助。 現代社會就像是由無數溝通行為所組成的。我們正被迫在前所未有的大量言語中浮沉掙扎。 在資訊不斷來來去去的狀況下，我們漸漸習慣了「捨棄」。只要覺得電視節目不好看，不要一分鐘我們就「捨棄換台」。評斷、捨棄一個人，速度也不遑多讓。我們往往當場就會決定這個人是「笨蛋或精明」、「有用或沒用」、「迷人或惱人」、「誠懇或隨便」。 時間真的不多。我們能夠推銷自己的時間僅有一分鐘左右。古代的時間單位是一刻鐘，大約十五分鐘，然而現代的時間卻是以「分鐘」為單位了。如今如果不能立即選擇取捨大量資訊，那麼資訊淨化槽就會塞爆。 既然別人只能給你一分鐘，那就試著練習把重點濃縮在這一分鐘裡，郵件長度也限定在一分鐘能看完的程度。話語的分量跟效果並不成正比，通常能夠建立關係的關鍵句，只有印象最深刻的那一句。 我有個學生在教職員錄取考試中嚴重失誤，但是最後面試的時候靠著一句話「我會用靈魂來上課！」而獲得錄用。熱情和人格，是會投射在言語上的。 首先請培養「一分鐘體感」吧。用嘴巴朗誦本書的一頁，大概就是一分鐘。請隨機使用任何一頁，來掌握「一分鐘體感」。 想在這麼少的字數之中傳達重點，就需要技巧。比方說在這一分鐘的開頭發問。然後放入三個重點，在一分鐘結束前說出解答問題的關鍵一句，或是讓對方看著某樣東西或圖案，用一分鐘做說明。 這種訓練應該從小學一年級開始，每天上課都要做，但是絕大部分的人從來都沒受過這種訓練，就已經出社會了。 說話簡單扼要又印象深刻，跟天賦沒有關係。一切取決於要不要練習罷了。
'說重點，難；快速說出重點，更難。但「開口就能說重點」真的很重要！世界知名企業奇異（GE）甚至將「重點力」列為領導人最需要培養的特質之一。在生活中，你是否經常碰到以下問題：˙開會報告時，準備了厚厚一疊資料，可是老闆只給你五分鐘；˙提案或面試時，說了半天還在外圍打轉，切不進問題核心；˙簡報演講時，你講得口沫橫飛，台下卻睡呵欠連連；˙有問題請益時，滿肚子的疑惑不知從何問起，搞得對方面露不耐；……只要你有以上任何一種狀況，表示你不會說重點，在工作、求學與交友上會面臨極大的困難。日本溝通大師齋
齋藤 孝 （さいとう たかし） 1960年生於靜岡縣。畢業於東京大學法學院。又在該大學研究所修習教育學研究系學校教育學博士課程，擔任明治大學文學院教授。專門領域為身體論、溝通論。 有《日文最好發聲唸》（草思社，獲得每日出版文化獎），《找回體感》（NHK Books，獲得新潮學藝獎），《「能幹的人」到底哪裡不一樣》（筑摩新書），《發問力》、《步驟力》（以上為筑摩文庫），《工作力》（筑摩書房），《溝通力》（岩波新書），《齋藤孝的「當頭棒喝」系列》（全十三冊，PHP研究所），《會議革命》（PHP文庫），《無壓力對話術》《有用！「徒然草」》（以上為PHP新書）等多冊著作。 目前主辦以小學生為對象的講座「齋藤方式」。林欣儀 翻譯領域自生活延伸至機械專業，樂於在工作中吸收新知識。譯有《思考不關機》、《業務員要像算命師》、《0.5秒挑中你》、《站著開會比坐著好》等書。
前言：你有多少推銷自己的時間？第一章 體感「一分鐘」的體感徹底提升一分鐘的密度時間是共享的寶貴資源一分鐘提議法 用「一分鐘訓練」鍛鍊溝通能力胡塞爾現象學的應用 開始你的碼表人生「自言自語」訓練法檢查自己的口頭禪你能做到「所答即所問」嗎？心中要有一張自我檢查表結構化，英文提案也沒問題檢查自己是否「正在說有意義的話」隨身攜帶歐美人第二章 萬能的「河流模式」用一分鐘談話設置「踏腳石」！萬能的河流模式在腦中描繪影像的能力共享視覺印象會帶來興奮感強化印象的「經驗喚醒力」老掉牙勝過趕流行什麼都拿來連連連看收納知識、教養的「輸出學習法」鍛鍊連接力與脈絡能力說故事和說邏輯不一樣第三章 一分鐘提案對大忙人提案，時間越短越好用一句話點出訴求準備好你的勾子講話也可以用「括弧」提案時就指出最大的優點和缺點最可怕事，就是核准一項不知道缺點的提案第四章 學習溝通的材料向相聲大師借招模仿：培養談話能力的重點以辯證手法讓談話立體化電視廣告是好教材「圓模式」讓一分鐘更緊密第五章 實踐！一分鐘活用範例【道歉】工作犯錯，就用工作來補償別讓星星之火燒成燎原大火「狀況解釋」先放在一邊辯解與藉口少說為妙以公平的眼光來「檢驗現場」為什麼點心最像「道歉的證明」向上司道歉時的「伴手禮」在桌上擱一張「防止重蹈覆轍卡」用一分鐘道歉！【教導】簡要設定課題與「終點」讓對方自己發現問題加入傳遞「潛在知識」的要素對每個人說明「終點」用一分鐘教導！【發問】一個問題就能探出實力把問題點記錄下來根據重要程度排出發問順序發問的基礎是「十秒鐘」事先寫好發問項目發問會產生創意用一分鐘發問！【商量】最強的溝通工具商量讓心靈交流用「一張紙」釐清謎團用「心靈速寫」界定問題上司也可以找下屬商量 用一分鐘商量！【指示】考驗領導者的能力指示要夠具體製作食譜式「步驟表」交接少不了「步驟表」用一分鐘指式！【初次見面】發掘聯繫你我的「一條線」用「小道具」打開話匣子聊電視節目最保險如何延續難得的一面之緣？用一分鐘打好關係！【責罵】活用「警告紙條」簡潔又有效「手寫」是一流的溝通工具罵小孩罵兩小時不會有效果如何對待年輕的「草莓族」用一分鐘責罵！第六章 深植讚美文化「扣分主義」不適用現代社會每天找出三分鐘「讚美時間」把負面事物轉成正面評價稱讚過程而非結果「○○先生有稱讚過你喔！」向「英文」學習讚美辭彙最棒的鼓勵語：「You can do it!」「You can do it!」與「加油」的差別把「You can do it!」用來當結尾開心的接受別人的讚美吧！＜後記＞廢話連篇是污染環境！
?徹底提升一分鐘的密度 我總是隨身攜帶碼表。無論是在大學上課，還是舉辦社會人士講座，都一定會帶著碼表。為什麼呢？因為我深深感受過「一分鐘」的重要性。 一分鐘，一般人通常把它當成很短的時間。但是對我來說，一分鐘其實相當漫長。只要有這一分鐘的容量，就能放進許多重要的話。可是許多人總是大大浪費了這個容量。 如果一般人有三分鐘，就會用這三分鐘來思考一分鐘的說話內容。也就是把時間稀釋成三倍。可是，有了三分鐘的時間，就應該準備三倍份量的一分鐘話題才對，不是嗎？ 然而我平時接觸大學生與社會人士的時候，絕大多數人都缺乏這種「密度感」。幾乎所有人都認為，一分鐘就是「很短」罷了。 比方說，大家的前言都很長。日本人發言通常會先謙遜一下，例如「或許我講的會有些不順……」、「在這短短的一分鐘裡，真不知道該說些什麼……」之類的。不然就是像說相聲一樣，灑了一堆「梗」卻一直沒有進入主題。我可以了解想鋪梗的心情，但是物理上並不適合。因為梗如果鋪了三十秒，那正題也就只能說三十秒。 所以，重點就是訓練自己徹底提升一分鐘的密度。用訓練讓身體記住「高密度」的感覺。有了高密度感覺，再把時間延長到兩分鐘至三分鐘，資訊量就會相當龐大。 當然，人類的談話內容並非全都是重要資訊，有時候也要調整氣氛，炒熱場子，引起對方的興趣。不是只要密度高就好。但是我認為，語言既然是溝通工具，現代人多少都應該學習密度感。 ?時間是共享資源 我之所以這麼堅持「一分鐘」是有理由的。因為感覺上，一分鐘的長度比較容易看出開頭與結尾。 比方說：我給大學生一項任務，要他們在一分鐘內完成，但是才三十秒我就說「時間到！」那麼學生就會抱怨：「還不到一分鐘啊！」如果四十五秒的時候說時間到，大家也會發現「時間是不是短了點？」要是拖到一分二十秒的時候才結束，就會有人說「這一分鐘好長啊」。也就是說，大家其實已經具有「一分鐘」的時間長度感了。 但是，一旦我把時間延長到三分鐘，在經過兩分鐘之後，大家就搞不清楚時間了。交談的時候情況更明顯。通常一定要有人說「三分鐘到了」，自己才會發覺。 讓學生做三分鐘的演說，也沒人能剛好用三分鐘說完。 大多數人都是用前面一兩分鐘說廢話拖時間，差不多過了三分鐘才打算進入正題。所以很多人都要花上五、六分鐘。時間的感覺，就是這麼容易流失。 學生演說只要控制時間，問題還不算大。但是有些演說就不是控制時間能解決的。比方說座談會或分組討論會，每個人的發言時間總是有限。 假設台上有四個組員，每個人分到五分鐘的說話時間，加起來就是二十分鐘。而且主持人一開始也這麼打算。但是在這種情況下，如果我是第四個發言人，通常輪到我就幾乎沒有時間了。因為前面三個人都會講超過五分鐘。以我的經驗來看，年紀越大的人說得越久。 如果是學會，超過發言時間就會有人按鈴通知，但是座談會必須尊重出席的學者和教授，總是不好打斷。我隨身攜帶碼表，五分鐘的時間就剛好五分鐘說完。但是順序如果被排在比較後面，就連該遵守的時間都沒了。 基本上，時間是無人能夠回收的寶貴資源。多數人共享一個活動，代表大家提供彼此的寶貴時間，共享時間貯水池。這麼一來，不遵守時間就等於是一個人夾帶共享資源逃走。如果共享資源是金錢，大家一定都會破口大罵吧。 但是，這種行為也並非絕對無法原諒。如果這個人的談話密度極高，就可以原諒。談話密度高，大家就會認為「他說得多也是在所難免」。可能還有人會想聽他多說一點。精通話術的人、資訊量大的人，或是知識經驗豐富的人，就可以被原諒。 基本上，我覺得即使是這些人，也不太應該浪費時間。電視節目上的討論，可以剪接精華部分播放，但是現場討論就無法剪接。這種狀況很容易造成聽眾覺得無聊、本人卻覺得有趣而更加滔滔不絕的窘境。 ?一分鐘提議法 即使是公司開會，也有不少上司喜歡從頭到尾唱獨角戲吧。因為上司覺得自己比下屬更有經驗、更有知識，所以認為「我說的話就是有意義」。 但是我認為，幾乎所有事情都可以用一分鐘，頂多兩分鐘就說得明白。如果超過這個時間，最多只能讓所有人享受鬆懈散漫的氣氛而已。如果所有參與者都想鬆懈摸魚倒也無妨，要是參與者都不想浪費時間的話，長篇大論是無法忍受的。 再延伸一些來看，沒有討論主題的定期會議這種東西，更是特別危險。我希望開會就是某人用一分鐘提出議題，然後與會者不斷提出意見，交互討論。換個說法，提出基本問題就像日本歌裡面的「發句」，也就是像歌曲的第一句一樣重要。這個起點越充實，其他與會者就會越投入會議討論中。 比方說，「我覺得應該要進行某件事情，但是目前還搞不清楚，所以我打算邊說邊想……」這樣的開頭，就完全沒有吸引人的地方，只會讓其他與會者感到困擾。 或許這時會有比較特別的與會者說：「你要不要試著整理自己到底想進行哪些事情？」這樣就不叫會議，而是心理諮詢了。心靈脆弱需要救援的時候，找人商量是很好的方式；但是讓與會者照顧到這種程度，才能慢慢弄清自己的思緒，只會被社會當作不成熟的傢伙。 如果能明確提出「我就是要做這個」，然後說明「要做這個，必須蒐集以下這些材料」，或是提出兩三個關鍵字，說「目前還沒有提出能夠湊齊這些要素的基本內容」，這樣一來，會議就確實有生產力。 也可以清楚地說明：「我個人關心這個部分，但是不知道怎麼連接上社會需求」或是「社會需要這個，另一方面，我也知道自己手下有多少能量。有沒有方法結合這兩者？」然後請大家個別提出意見。自己說明「失落的環節」（Missing Link），可以拋磚引玉，激發出許多好意見。 擅長說話的人，會用一分鐘鋪哏兼說明，讓聽眾覺得「真是聽了一番好話」。這就像說相聲一樣，算是某種能力吧。 但是在現實商場上，重要的是準備一個讓別人想走過來的空間。也就是講清楚重點，然後挑起對方的衝動。這就需要更高超的技術了。 ?用「一分鐘訓練」鍛鍊溝通力 我經常在大學課堂和職場講座上做下面這樣的訓練。 首先每四人分一組，然後一組裡面每個人準備一分鐘的話題來說。訓練的規則，就是在說話的過程中要確實注視其他三個組員。 假設要說的主題是「在你這一生中，最具有知性教養的一段話」。那麼這一分鐘裡面，就要考驗你一生中所有的知性體驗。就好像日本職棒入團考試的考題「讓我看看你最快能投幾公里的快速球吧」一樣。 但是，在這種完全沒有事先準備的情況下，一般人都會陷入恐慌。所以在設定主題之後，我一定會讓他們有三到五分鐘做準備。可惜大多數人都無法善用這段時間；尤其是學生，一半以上會把這段時間拿來發呆，最後還是陷入恐慌。 會望著天花板發呆的人，尤其特別危險。利用時間的訣竅，就是聽到「開始想」之後，不要往上看，而要往下拿筆。然後盡量在紙上寫下自己想說的關鍵字，當作標題。接下來挑選其中最重要的，「非說不可」的幾個關鍵字，用紅筆圈起來。最後再找出唯一的「關鍵中的關鍵」，這就是話題的骨幹了。 這裡說的「關鍵中的關鍵」，可以是不斷重複的話題重點和關鍵句。最重要的是，都要在一分鐘結束之前說出最具震撼力的一句話。這句話，應該不用花到三秒鐘吧。 不管怎麼說，重點就是像這樣寫在紙上做準備。如果光在腦袋裡面演練，最後幾乎都會失敗。人類大腦的記憶容量沒有自己想像的多，更不用說在分秒必爭的情況下，光靠大腦想說得一字不漏，可說是難如登天。 順便提一下，我很推薦學生使用一種三色原子筆。如前面所說，在寫關鍵字的時候用藍色，裡面「非說不可」的部分用紅色圈起來。有點意思的哏則用綠色來圈。綠色的部分就是有些偏離主題、但是會讓人覺得「原來有這種看法」、「原來可以扯到那裡」的部分。 閒話的目的，不是只有傳遞資訊而已，也是為了發揮自己的見解與創意、吸引對方的興趣。所以綠色的閒話也有其必要。 資訊用藍色，骨幹用紅色，自己的觀點用綠色。每一種顏色的等級都有差別。所以這三種等級不能等同視之，要互相組合，建構立體的內容。 ?胡塞爾現象學的應用 「一分鐘訓練」要不斷反覆練習。如果一個人只說一分鐘，其他三個人要發表意見也比較簡單；比方說可以清楚了解剛才他說的哪裡好，哪裡讓人想深入探討等等。 當四個人照順序發表完之後，再一起指出自己覺得說得最好的人。四個人同時說名字，並且用手指向那個人；這樣一來，馬上就能知道自己得到幾票。一輪訓練下來，頂多五、六分鐘吧。 接下來再不斷改變每組的成員，重複進行相同的訓練；票數差距因此會慢慢拉大，一個講座裡面的冠軍自然就誕生了。也就是說，花半小時到一小時，就可以找出誰最能夠在一分鐘內說出動人的話。 說話的魅力，其實很難有絕對而客觀的評價。如果有這方面的專家，或許可以評斷一個人說話有多少資訊量，邏輯是否清楚，訊息是否明確，有沒有引人入勝之類，問題是這種專家並不多。 但是，既然不斷交換組員可以累積彼此的主觀判斷，那麼，評價自然就有客觀性。這是依據胡塞爾（Husserl）現象學所建立的想法。 胡塞爾假設，因為每個人都以主觀來觀察事物，所以世界上沒有絕對客觀的東西。那麼，世界就是完全主觀，而毫無客觀性嗎？這也不對。雖然每個人都以主觀來觀察事物，但是只要兩個主觀之間有共通點，那就是共同主觀（中間主觀）。這是一種接近客觀的思維，我們應該就是在這種前提下認識世界的。 人類的談話中，只要有互相的共同主觀，就等於是一種客觀。如果有些話讓大家都覺得「這個真有趣」，那一定有些話會讓大家都覺得「有夠無聊」。 ?檢查自己的口頭禪 平常我在看電視的時候，總會反射性地注意電視上人物的口頭禪。有人喜歡「這個」、「那個」、「嗯嗯」、「啊啊」，有人明明沒舉例卻喜歡說「比方說」，還有人說了「相反地」，話題方向卻依然相同。當事人可能只是無意識地當作口頭禪，但是對我這個聽眾來說，卻會因為被分心而感到煩躁。 如果沒有人指證，自己便無法發現這些口頭禪。所以只要有機會，我推薦兩人一組，互相檢查彼此的口頭禪。練習到一個程度之後，就互相指出對方的問題，例如「你剛剛說了五次『那個』」。只要知道這些細節，就能大大改善說話習慣。 如果想做更嚴格的調整，還可以把自己說的話錄起來。這可是非常痛苦的事，因為一般感覺正常的人，後來都會由於發現「我怎麼會說這麼多廢話」而目瞪口呆。 當然，說話不需要像書寫一樣正確。而且要是說話跟書寫一樣正確，反而會失去語言的濕潤感和蓬鬆感，聽起來特別辛苦。重點是，說的話要能成為完整的文章。通常本人不會發現，但說話時的主詞和形容詞關係經常會產生偏差。 要不要試著把自己說的話錄個一分鐘起來，然後改寫成文字呢？絕大多數人一定會驚訝地發現：「我竟然有說過這些話！」跨越對自己的厭惡，加以修正，就能學會更精確的說話方式。 或許你會覺得自己說的話沒有糟到那種程度，但是這項訓練真的非常重要，因為我們其實很缺乏客觀審視自己的機會。
